Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez VIMEX Sp. z o. o.
Zakres zastosowania informacji:
Ta informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez VIMEX Sp. z o. o. ma zastosowanie do danych otrzymanych:
• poprzez formularze elektroniczne,
• w ramach umów z kontrahentami oraz
• przez przedstawicieli firmy VIMEX Sp. z o. o. w zakresie działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych (np. w ramach spotkań lub korespondencji biznesowej, w ramach konferencji lub innych eventów, przetargów, negocjacji itp.).
Informacja nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych pracowników, kandydatów do pracy, ani danych powierzonych do przetwarzania w ramach umowy powierzenia.
Administrator danych osobowych:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest VIMEX SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Gliwicach, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach – X Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 0000118908, adres miejsca wykonywania działalności i adres do doręczeń: ul. Toruńska 27, 44-122 Gliwice, NIP: 6422181613, REGON: 277735474, kapitał zakładowy w wysokości: 365.000,00 zł opłacony w całości.
Dane kontaktowe w sprawach dotyczących danych osobowych:
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach przetwarzania danych osobowych. Zapytania lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych przez VIMEX Sp. z o. o. prosimy kierować zgodnie z podanymi poniżej danymi kontaktowymi:
VIMEX Sp. z o. o.
ul. Toruńska 27,
44-122 Gliwice
Polska
e-mail : rodo@vimex.eu
tel.: +48 (32) 230 86 82
Źródło pozyskania danych i kategorie danych udostępnione przez inne podmioty:
Firma VIMEX SP. z o. o, może otrzymać dane kontaktowe bezpośrednio od osoby, której te dane dotyczą (np. poprzez formularze elektroniczne lub w czasie konferencji, targów, spotkań biznesowych) lub za pośrednictwem innych osób (np. od pracodawcy, innego pracownika lub innego podmiotu, z którym ta osoba stale współpracuje). W przypadku bezpośredniego kontaktu ma Pani/Pan pełną kontrolę nad zakresem danych przetwarzanych przez firmę VIMEX Sp. z o. o. Dane przetwarzane przez firmę VIMEX Sp. z o. o. zawierają zwykle tylko podstawowe dane kontaktowe związane z działalnością zawodową, obejmujące: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub funkcję, firmę oraz ewentualnie inne dane wynikające z umowy lub obsługi zamówień realizowanych przez firmę VIMEX Sp. z o. o.
Podstawa prawna, cele przetwarzania, okres przetwarzania:
Dane osobowe przetwarzane są przez firmę VIMEX Sp. z o. o. w określonych poniżej celach. Przy każdym celu podaliśmy podstawę prawną przetwarzania oraz kryteria określenia okres przetwarzania danych w tym celu.
1. CEL: realizacja umowy lub zamówienia
PODSTAWA PRAWNA : art. 6 ust. 1 pkt b) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów.
W przypadku zawarcia umowy lub zamówienia pomiędzy Panią/Panem, a firmą VIMEX Sp. z o. o. , dane podane przez Panią/Pana będą przetwarzane w celu wykonania takiej umowy lub zamówienia oraz ich rozliczenia. W przypadku formularzy elektronicznych służących do pobrania/zamówienia pliku o oferowanych przez nas usługach, produktach (np. foldery produktów, katalogi, demo, itp.) podane dane będą przetwarzane w celu dostarczenia zamówionego pliku oraz w celu kontaktów z tym związanych oraz ewentualnych rozliczeń. W przypadku formularzy elektronicznych umożliwiających zapisanie się na konferencję, szkolenie lub inny event organizowany przez firmę VIMEX Sp. z o. o. podane dane będą przetwarzane w celu organizacji eventu oraz w celu kontaktów z Panią/Panem związanych z tym eventem oraz ewentualnych rozliczeń.
2. CEL: kontakty biznesowe
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA : do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO.
Dane kontaktowe wprowadzone na formularzu elektronicznym, udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub udostępnione w inny sposób mogą być przetwarzane przez przedstawicieli firmy VIMEX Sp. z o. o. do celu kontaktów biznesowych.
Przedstawiciele firmy VIMEX Sp. z o. o. mogą skontaktować się z Panią/Panem w celu przedstawienia oferty firmy VIMEX Sp. z o. o., zaproszenia na spotkanie lub event organizowany przez firmę VIMEX Sp. z o. o. lub w ramach innych działań marketingowych. Może Pani/Pan otrzymywać sporadycznie informacje dotyczącą produktów, usług lub działalności oraz inne informacje mające związek z obszarami działalności firmy VIMEX Sp. z o. o. W przypadku, gdy jest Pani/Pan przedstawicielem dostawcy lub usługodawcy, przedstawiciel firmy VIMEX Sp. z o. o. może także skontaktować się z Panią/Panem, aby uzyskać ofertę, informację lub dokumenty. Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest marketing i sprzedaż produktów i usług oraz budowanie i umacnianie relacji biznesowych.
3. CEL: newsletter
PODSTAWA PRAWNA : art. 6 ust. 1 pkt a) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: do rezygnacji z newslettera (cofnięcie zgody).
W przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera od firmy VIMEX Sp. z o. o., Pani/Pana adres e-mail będzie wykorzystywany do przesyłania newsletterów. Newsletter będzie wysyłany do Pani/Pana z wybraną przez dział handlowy / marketingu częstotliwością, tak by zapewnić Pani/Panu dostęp do aktualnych informacji o ofercie i działalności firmy VIMEX Sp. z o. o. oraz innych informacji dotyczących obszarów działalności firmy VIMEX Sp. z o. o. Zwracamy uwagę, na to że niezależnie od zgody na newsletter, administrator danych osobowych może mieć podstawę do przetwarzania Pani/Pana danych do celu kontaktów biznesowych w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora (zgodnie z pkt 2).
4. CEL: odpowiedź na zapytanie
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: do rezygnacji z uzyskania odpowiedzi (cofnięcie zgody).
W przypadku wypełnienia formularza kontaktowego lub przekazania zapytania w innej formie (np. e-mail, telefon) wyraża Pani/Pan zgodę na kontakt związany z realizacją Pani/Pana prośby lub zapytania. Aby cofnąć zgodę należy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Vimex Sp. z o. o”. Ta zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie, jednak jej cofnięcie nie wpływa na legalność przetwarzania przed cofnięciem zgody, ponadto cofnięcie zgody skutkuje brakiem odpowiedzi.
5. CEL: organizacja i promocja eventu
PODSTAWA PRAWNA: : art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO.
W przypadku zgłoszenia udziału w konferencji, szkoleniu lub w innym wydarzeniu organizowanym przez firmę VIMEX Sp. z o. o., podane dane mogą zostać udostępnione innym uczestnikom, prelegentom, hotelom oraz innym podmiotom związanym z organizacją eventu. Informacja o prelegentach może być ponadto udostępniana publicznie na stronie internetowej, w aplikacji eventowej oraz w materiałach promocyjnych i konferencyjnych. Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest wykonanie zawartych umów, realizacja obowiązków oraz promocja poprzez organizację eventów.
6. CEL: wykonywanie umowy lub zamówienia pomiędzy firmą VIMEX Sp. z o. o., a innym podmiotem
PODSTAWA PRAWNA: : art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO.
W przypadku wskazania Pani/Pana jako osoby do kontaktów przez pracodawcę lub inny podmiot, Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w celu wykonania i rozliczenia umowy (lub zamówienia) zawartej pomiędzy firmą VIMEX Sp. z o. o., a Pani/Pana pracodawcą lub tym innym podmiotem. Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku obejmowało bieżące kontakty związane z realizacją takiej umowy, sporządzenie i archiwizację dokumentacji z wykonania umowy oraz dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami drugiej strony. Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest ochrona praw, wykonanie zawartych umów i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.
7. CEL: współpraca z partnerem firmy VIMEX Sp. z o. o.
PODSTAWA PRAWNA: : art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA : okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO.
W przypadku zainteresowania produktem lub usługą, których dystrybucja odbywa się przez partnerów firmy VIMEX Sp. z o. o., Pani/Pana dane osobowe zostaną udostępnione dedykowanemu partnerowi. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan potencjalnym lub obecnym klientem firmy VIMEX Sp. z o. o., jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest/będzie Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje. Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest wykonanie zawartych umów, rozwój działalności i rozwój sieci stałych partnerów.
8. CEL: kontakty z mediami, stowarzyszeniami, kołami studenckimi i promowania w mediach działalności, usług i produktów firmy VIMEX Sp. z o. o.
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO
OKRES PRZETWARZANIA : do rezygnacji z kontaktów (cofnięcie zgody).
W przypadku dziennikarzy, redaktorów, reporterów oraz innych osób zajmujących się działalnością dziennikarską dane osobowe będą przetwarzane do celu utrzymywania kontaktów przedstawicieli firmy VIMEX Sp. z o. o. z mediami i w celu promowania w mediach działalności, usług i produktów firmy VIMEX Sp. z o. o. W szczególności może to obejmować informowanie o ważnych wydarzeniach, działalności, produktach i usługach oraz osiągnieciach firmy VIMEX Sp. z o. o. Podjęcie kontaktów z przedstawicielem firmy VIMEX Sp. z o. o. będzie traktowane jako zgoda na takie kontakty. W przypadku wyrażenia zgody – zgoda jest dobrowolna i może być cofnięta w każdym czasie. W tym celu prosimy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Vimex Sp. z o. o.”. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych przed cofnięciem zgody.
9. CEL: realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji
PODSTAWA PRAWNA: art.6 ust.1 pkt c) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikający z przepisów krajowych administratora. W przypadku wykonywania umowy lub zamówienia lub innego świadczenia na Pani/Pana rzecz będziemy także przetwarzać dane osobowe zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy w celu sporządzenia i przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje lub gdy zostało wykonane na Pani/Pana rzecz jakiekolwiek świadczenie (np. rezerwacja hotelu).
10. CEL: potwierdzenie wykonania zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami
PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
OKRES PRZETWARZANIA: okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów.
Dane wprowadzone na formularzu elektronicznym, udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub w inny sposób udostępnione firmie VIMEX Sp. z o. o. mogą być przetwarzane do celu archiwizacji informacji lub dokumentów potwierdzających wykonanie obowiązków oraz do celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko firmie VIMEX Sp. z o. o. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje oraz sytuacji, gdy na jakiejkolwiek podstawie firma VIMEX Sp. z o. o. była zobowiązana do wykonania świadczenia na Pani/Pana rzecz lub realizacji Pani/Pana praw. Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest ochrona praw, potwierdzenie wykonania obowiązków i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.
Odbiorcy danych osobowych, kategorie odbiorców:
Dane są ujawniane upoważnionym pracownikom Spółki, a także mogą być ujawniane w szczególnych przypadkach wymaganych przepisami prawa. Dostęp do danych mogą mieć podmioty świadczące usługi na rzecz Spółki (np. podmioty informatyczne) w zakresie niezbędnym do ich realizacji.
Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych:
W związku z transferem danych do państw trzecich w ramach serwisu należącego do międzynarodowej organizacji tzn. Google administrator informuje, że spółka ta gwarantuje odpowiedni poziom ochrony danych poprzez stosowne mechanizmy zgodności przewidziane w RODO, w szczególności poprzez przystąpienie do programu Tarcza Prywatności UE-USA lub korzystanie ze standardowych klauzul umownych.
Prawa osób, których dane dotyczą:
Ma Pani / Pan, w przypadkach określonych przepisami prawa, prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, które Pani / Pana dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub wystąpienie z żądaniem ograniczenia ich przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do uzyskania kopii danych oraz do ich przenoszenia.
Ma Pani / Pan prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Informacja o wymogu / dobrowolności podania danych:
Podanie danych osobowych w zakresie obowiązujących przepisów prawa jest obowiązkowe. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne. Brak podania danych uniemożliwi kontakt z naszej strony, udzielenie odpowiedzi na zapytanie, zawarcie umowy lub jej realizację, korzystanie z newsletteru.
Informacja o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Przysługuje Pani / Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu:
Decyzje wobec Pani / Pana danych osobowych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą poddawane profilowaniu.